Shopify B2B 免税证书怎么留存与校验

现象#

批发客户在邮件里说「我们是免税组织」，运营直接在后台勾了免税，两年后税务稽查要求提供证明，翻遍邮箱找不到文件。

原因#

• 免税标记与证明文件没有绑定，谁勾的、依据什么无从追溯
• 证书有有效期，到期后系统仍按免税计算
• 不同州/国家的免税范围不同，一张证书未必覆盖全部商品
• 客户提供的证书编号未记录，无法向税局核验

处理步骤#

1. 在客户或公司账户的 metafield 里保存证书文件、编号、签发州与有效期
2. 记录操作人与审批时间，免税变更写进订单时间线
3. 设置到期前 30 天提醒，到期自动恢复征税并通知客户补交
4. 按证书覆盖范围核对商品类目，超出范围的订单正常计税
5. 每年做一次免税客户清单复核，清理失效账户

验收标准#

每个免税客户都有可查的证书与编号，过期自动失效，稽查时能在 10 分钟内导出完整证据链。