客户数据应该保留多久，超期该怎么清理

现象#

五年前的订单客户仍能收到营销邮件，客服还能查到已注销客户的电话与地址，隐私政策里没写保留期限。

原因#

• Shopify 默认长期保留客户与订单，不会因为客户不再活跃而自动删除
• 订单要满足税务与会计留存，营销同意又是另一套期限，混在一起就无法判断
• app 里的客户副本不受后台删除影响，只删 Shopify 记录等于没删干净
• 隐私政策只写收集范围不写保留期限，检查时无法证明已最小化

处理步骤#

1. 先定内部标准：订单按当地税法（常见 5~7 年）、营销联系人 24 个月、客服会话 12 个月
2. 用客户标签或 Flow 给超期客户打 retention-expired，先停止营销发送
3. 对不再需要的记录做匿名化，保留订单金额与日期，去掉 email、电话与地址
4. 客户主动要求删除时走 Settings > Customer privacy，并通知 app 执行 redact
5. 在隐私政策中写明各类数据的保留期限与删除方式，并链接到请求入口

验收标准#

抽查超期客户已匿名化或删除，营销列表不再包含他们，隐私政策能搜到保留期限条款，app 侧无副本。